先想再写——TCS三步构思法

如何有效提升你的职场写作能力?职场写作最忌讳打开电脑就写,请你先想再写。可以分三个步骤完成构思过程, TCS,tonecontentstructure——基调、内容、结构。

基调为王,七种文案的标志性语气

第一步,基调,文章以基调为“王”。基调对了,事半功倍;基调错了,哪怕你传递的信息再重要,我也不会关注。

正确的基调能传递出文章真正的价值,也就是你的价值。职场写作可以分成四大类,那么每一类都需要传递你的什么价值呢?

第一,总结类, 写的是成绩,呈现的是你的潜力;

第二,调查报告类, 写的是调查结果,呈现的是你求实的态度;

第三,申请类, 内容是提问,呈现的是你主动的思考方式;

第四,计划类, 写的是阶段任务,呈现的是你的责任感。

如果明白了要呈现自己什么价值,那你拿捏起文章的基调来,正确的概率就会很高。

我们以常见的六种具体文案为例,探讨一下它们的标志性的基调。

1.年终总结,基调要求:有深度。

不要写成一份业绩的流水账——因为你的工作结果,领导在看你的总结之前就知道。可他为什么还要看?

他要读到你的分析能力;他希望你能从对工作感性的认知,上升到理性的规律性的总结;他需要你协助他,对未来做出更正确的决定。

由此来看,年终总结不是回顾,而是行动指南。好的年终总结:

会将工作成果写出意义,会提供难得的一线经验、不同的视角;

会在罗列了贡献之后,找出问题或机遇,以及怎样解决这个问题,或抓住这个机遇。

这就是“有深度”。

2.进展汇报,基调要求:不讨教。

在进展汇报里,不能只提问题,向领导讨教,而应该给出方案,向领导汇报。讨教的公式是:您告诉我该怎么做。 汇报的公式是:我这样做,您同意吗?

这里我想提醒你,哪怕领导没有要求你写进展汇报,你也要养成定期向他汇报的习惯。

你需要将解决问题过程中的一些重要发现、关键结论、阶段性成果等小胜利,实时呈现给他,让他读出你的认真,让他看到你不断提高工作能力的过程。

3.调查报告,基调要求:实事求是。

在收集充分的事实资料后,你的措辞是“资料显示、数字表明”,而不是“我认为、我估计”。这种报告才能展现事情的真相,才会有让人惊喜的收获。

4.请示,基调要求:有主见。

有的人这么写:

“客户投诉如下,请指示。”

不管是找领导要人、要钱,或其他任何资源,一定要有清晰的主见。

比如申请款项,你要给一个量化的标准让领导来裁决,不能模糊不清,让他无据可依、无处下手。 让他做选择题的时候,你也需要提供最佳选项。

另外, 部门主管向上级递交请示的时候,不能采用传声筒的语气。

不要写“他们抱怨”或“他们声称”,要写“我注意到”“我相信我的团队会……”这才是有担当、有主见的语气。

5.批复,基调要求:态度明确。

不能出现这样的措辞:“似属可行”“酌情办理”。

6.项目计划,基调要求:可交付

不能仅仅写行为。一个项目的成功,不是行动了就可以,而是众多可交付结果的总和。

比如:“选择外部供应商”,这是写行为,改为可交付的结果:“确定外部供应商”。

又比如:“草拟消费者调查报告”,这又是写行为,改为可交付结果:“递交消费者调查报告”。

这里再多说一点。最好的项目计划书,是按照 OKR目标管理工具 来写的。O:Objective目标,KR:Key Result关键结果。

简单地说,计划就是由目标和关键结果构成。其中,大目标可以分解成小目标,关键结果是用来衡量这些目标有没有完成的。按照这个工具来写,你的基调自然就是可交付的结果。

以上就是构思的第一步——基调。

从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”

TCS的第二步,C:content,内容。

你意识到了吗?我们在学校里的写作,读者是教授,他读你的文章的时候是有薪水拿的。在职场上的写作,可不是这样。

职场上的读者,大多是“甲方读者”,比如领导、客户、重要合作伙伴,等等。也就是说,他们没有义务读完你的文章,他们可以随时终止阅读。

怎么才能让这些甲方读者被你的内容吸引呢?请遵照这个原则:

先从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”,提供“所有必需信息”,然后按照“要话先说”的顺序排列。

也就是说, 你的文章每个部分都要对读者有价值。 你写第一句话,是为了让他继续看第二句话;你写第二句话,是为了让他继续看第三句话。

举个例子,如果要写一份给投资人的商业计划书,俗称项目BP(Business Plan)。我们先做发散思维,想一想在初次接触时,投资人需要哪些信息来判断是否对项目有信心,是否愿意投资参与该项目?然后,为这些信息排序。

我最担心你一上来就急着展示自己公司有多厉害,这是作者逻辑。没搭好台就展示自己,操之过急。相反,文章应该从分析整个行业下手,彰显市场空缺。搭建好舞台后,才有机会介绍自己。

风险投资人也是要最大限度地规避风险的。而先选择行业,再选择个体,是他规避风险的方式,是读者逻辑。

按照这个逻辑,文章怎样写呢?

第一部分,写“项目愿景”。 也就是,你要做一件什么样的大事。

这部分需要有一句高度精炼的话,比如黄太吉的“打造以煎饼果子为核心的中式时尚快餐连锁品牌”。

对方会问,这件事为什么值得做?于是你给出 “市场痛点”。

比如,摩拜单车是为了解决最后一公里的交通痛点。如果投资人根本不认为这是个痛点,后面一切都白写了。

再往下,是“解决方案”。

论证的是,我们正在做的这个事业,真正能解决得了这个痛点,这把钥匙能开得了这把锁。OK, 读者表示认同。

然后,他会想,“市场潜力”大吗?

这时,你该展示市场调查结果了, 包括市场规模、用户画像、竞品分析等等。

那他会接着问,为什么要投你们,而不是别人呢?

你要阐述自己的“独特优势”。 包括行业经验、核心技术、牛人团队,等等。

OK, 这时读者对你有点儿感觉了。

下一部分,趁他对你有感觉的时候,拉着他一块儿画饼, 你要写“发展规划”了。

写清楚盈利模式和发展路径。也许你觉得奇怪,为什么这个内容现在才写?其实投资人很有经验,他只要决定和你一块儿干,他会在后期帮你一起完善盈利模式,清晰发展路径。

最后,做“财务分析”, 告诉他,你们缺多少钱。

为什么把融资额度放最后写呢?

你想想看,有经验的销售想把东西卖给你的时候,通常不会一上来就报价的。他们都是把商品的价值点全部讲完以后,才把价格说出来,这个时候出现的数字,会让对方觉得是个合理的数字。

至于“退出机制”“利润分红”这些内容,在初次接触中并不重要,它们都有谈判的空间,所以可以不写。

你看,在“要话先说”的顺序下,文章环环相扣,你前一部分阐述得精彩,读者才有兴趣问下一个问题,了解下一个部分。

“向下想三层”,假设变结论

好,进入构思的第三步,TCS——Sstructure结构。在你的文章里,可以用向下想三层的逻辑搭建金字塔结构。金字塔的塔尖,是你鲜明的观点或建议,而下面两层,是证据。

具体怎么搭建?在第3讲中,我会详细告诉你。现在我先给看看搭好的,刚才的商业计划书里的那些内容,我整理成了一个金字塔,如下图所示:

在这个金字塔里,塔尖,你鲜明的观点或建议,是“投钱给我们吧”。

读者自然会问:为什么?

金字塔第二层,两方面:因为有市场,因为我们强。

读者又问:有市场?——哪块市场?你们强?——强在哪里?

金字塔进入第三层的阐述。

这种顺序,让读者先读到塔尖,这样,不仅他能理解你更快,甚至认同你都更快。

因为塔尖就像一个熠熠生辉的宝石,抢先占据了他的阅读记忆,也许他会惴惴不安,也许他会兴奋不已,于是,在他接下来的阅读中,他会自己有意无意地将下面的证据与塔尖做链接,这个被说服过程由他自己来完成了。

好,这就是先想再写的TCS构思法。如果不这么做,文章可能会一点一点地偏离方向,最后主张模糊、脉络不明。而修改一份粗糙的文案,花费时间和力气更多。

压缩三分之一的文字

写完以后,还有一个步骤,压缩,删掉三分之一的文字。相信我,你可以做得到。 商务写作谨遵KISS原则:keep it short and simple 句中不能有多余的词,段落中不能有多余的句子。

你可能会问我:文章到底是要简洁还是详实呢?

文字表达要简洁,内容提供要详实。 深度阐述和实例细节,会让文章更长,但不是冗长。“用最少的字表达最多的意思”,这是我们追求的语言审美境界。

可以用这三个方法来做到“减无可减”:

把注水的文字压缩掉:“大概”、“一般来说”、“话说回来”,等等。

把“在我看来、我认为、我相信”之类的短语删掉,这是你写的文章,没有必要反复提醒读者这是你的观点。

把意思重复的句子压缩掉:相信读者是聪明人。

简洁的文字体现自律。

回顾一下刚刚所说的内容,要养成了先想再写,然后再删的写作习惯。

写之前,做好TCS三步构思——基调、内容、结构。

第一步, 基调为王,用正确的基调传递出4类文案的真正价值;

第二步, 内容,提供“所有必需信息”,从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”,并要话先说;

第三步, 结构,用向下想三层的金字塔结构,把你的假设,变成结论,用结论去说服他人。

最后, 商务写作的KISS原则要求我们压缩文章,也提供三个方法。
以上,希望对大家能有所帮助。

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